適正要員の設定について

　組織運営にとって、適正要員の設定は永遠のテーマです。 もし、適正要員の設定が厳し目に算定されれば、一人あたりの負荷が多くなります。設定が甘ければ、一人あたりの負荷が少なくなり、売上に対する人件費が高めになります。

　こことは分かるのですが、そもそも適正要員の適正とは“何を持って適正と考えるか”という点が良く分かっていません。

　一般に適正要員の算定には、採算面から算定する方法と仕事量の面から算定する方法があります。前者の場合は、単に“目標”を示しただけで、設定された適正要員で業務を遂行できる保証はありません。後者の場合は、仕事を積み上げて設定したものであるので業務を遂行することはできるのですが、算定した適正要員で業務を遂行すれば採算がとれるかという点は保証されていません。

　ここで、後者の適正要員の算定結果を基に、採算面を考慮して、現在の仕事量に占める無駄（改善余地）などを徹底して排除する活動を行えば、採算性を保障した適正要員を設定できます。

　そこで、採算面には幅があるため、まず現在遂行しなければならない仕事の適切な仕事量を算定します。ここで、適切な仕事量の基礎となるのは、仕事の適切な遂行方法と適切な遂行速度（スピード）です。現在配置されている人によるばらつきのある遂行方法と遂行速度を基にすると適切な仕事量は算定できません。仕事に良く慣れた人の標準的な方法と標準的なペースが基礎となります。

　ここで発生するギャップがあると、業務を遂行できなくなるという方もいるかも知れませんが、時間と共に人の習熟度は常に変化し、ある程度の時期に落ち着きます。つまり、本来の適正は、この習熟度が進んだ状態を基にして作成し、そのギャップを組織の改善課題として認識することが必要になります。

　当社では、現状の要員が持つ仕事量を5つに分けて考えます。一つ目はここで言う本来の適正要員の算定基礎になる正味業務遂行工数、二つ目は業務を行う環境としてのレイアウトや業務分担(組織）などにより発生する環境負荷時間（１）、三つ目は仕事が計画外で発生する時にできる環境負荷時間（２）、四つ目は新人の採用や就業規則等により決められ発生する戦略的な負荷時間、五つ目は組織のマネジメントで改善すべきその他避けられる遅れ時間です。

　この中で、適切な仕事量を決めるのに、標準的なデータを最も必要とし、標準的なデータを活用することにより最も効果があるものは、一つ目の正味業務遂行工数です。この算定には、適切な方法と適切なペースを基にした基礎データが必要になります。

　そこで当社では、今回、”介護業務”に関して、基礎データを作成しました。有償にて配布致しますので、下記までメールにてお問い合わせ下さい。

記事作成　リッチマネジメントシステム　尾嶋　繁

　（メールアドレス　rms-ojima@nifty.com）

　　　産能大学主任研究員、JMACチーフコンサルタント、ﾎﾜｲﾄｶﾗｰの生産性向上（中部経済新聞２０回連載）、業務改革（産能大出版）、国分寺市特別職報酬等審議会会長、同市行政改革委員会副委員長

　　　主なコンサルティング領域として、中長期経営計画策定支援（事業の存在価値、思い、ビジョン）、管理及び評価体系構築支援（評価制度、目的による管理）業務及び組織改革支援、管理・間接部門の業務改善等効率化支援、直接部門の作業改善等効率化支援、現場力強化支援など